Arrumar a gaveta é fácil. Quero ver é manter a gaveta arrumada.

Minha casa é uma bagunça. Melhor eu reescrever isso, senão vou ter que ouvir mais tarde. 🤦‍♂️

Minha casa tende a ficar bagunçada se não fizermos nada.

Temos duas crianças e, quem passa ou já passou por isso sabe, a maioria das crianças pequenas não é lá muito fã de guardar as coisas nos lugares certos. Principalmente se ninguém souber onde é o lugar certo.

Uma vez eu li um texto de uma pessoa que perdeu um filho. Ela dizia que, antes, incomodava-se com a bagunça de casa. Mas agora, daria tudo para tê-la de volta. Imediatamente me tornei menos rígido com a desarrumação.

Mas em algum momento, é necessário armazenar o que não está em uso. E a melhor forma de alcançar esse objetivo com crianças é por meio de um combinado.

💡 E surpreendentemente, com adultos também.

O que é um combinado? É um acordo. No caso da arrumação, combina-se onde, quando e como guardar os objetos. Assim, qualquer uma sabe o que fazer.

Minha esposa resolveu arrumar a gaveta da cozinha. Ela comprou umas caixas de plástico para juntar conchas, facas compridas, espátulas e colheres de pau.

Ficou bem organizado.

O problema é que cinco pessoas diferentes usam essa gaveta. Logo, tudo pode estar bagunçado de novo. Minha experiência em casa, e no mundo dos negócios, me ensinou que não basta apenas organizar, é necessário estabelecer um conjunto de regras.

É por isso que as casas, e as empresas, são uma bagunça. Não há acordos de como fazer.

Processo é igual investimento

Se tem um livro que deveria ser lido por todas as pessoas que desejam empreender é o Mito do Empreendedor. De acordo com a obra, os donos de empresas precisam pensar na organização como se fosse uma franquia. Devem elaborar os manuais dos processos de trabalho. Caso contrário, jamais vão conseguir sair da operação e deixar de ser funcionários da própria empresa.

Se eu puder te dar um conselho, não crie os procedimentos da empresa de forma verbal. Crie um documento mesmo. Em alguns processos, vale a pena até criar fluxogramas, checklists, planilhas e outras ferramentas de auxílio.

Na muitas vezes ajudo clientes a montarem um processo de vendas bem definido. É uma construção em etapas. O primeiro passo é uma planilha em papel, para anotar o número de contatos. Pode parecer simplório, mas o importante é criar o hábito de registrar, o que é fundamental para o sucesso do processo de venda.

Criar um procedimento claro e assertivo pode parecer chato e desnecessário, mas garanto que vai lhe gerar dividendos. É possível até mesmo fazer estimativas de retorno como se fosse um investimento.

Digamos que você tenha um pró-labore de R$ 5.000,00 e execute uma tarefa que lhe custa 2 horas diárias. Para delegar essa tarefa, você contrataria uma pessoa cujo custo total seria de R$ 3.500,00.

Para que essa pessoa faça o trabalho corretamente, você precisaria gastar 4 horas para escrever o procedimento e mais 4 horas para fazer o treinamento. Considerando uma semana de 40 horas, sua hora vale R$ 29,07 e o custo da delegação da tarefa seria de R$ 232,56. Se você não chegou a esse valor, me mande um e-mail que fazemos juntos esse cálculo.

O valor da hora desse novo colaborador, na mesma semana de 40 horas, é de R$ 20,35. Portanto, a economia por hora é de R$ 8,72. E a economia mensal por delegar a tarefa é de R$ 374,93.

💸💸 Um payback de menos de um mês. Duvido que encontre um investimento no mercado financeiro que tenha retornos parecidos.

Os juros compostos são mais valiosos do que parecem

Eu sei que a conta acima foi bem simples. Mas não é a economia de dinheiro que deveria ser sua preocupação. E sim, a economia de tempo.

Quando uma empresa começa, é comum que os fundadores executem todas as tarefas. À medida que a empresa cresce, fica impossível que poucas pessoas executem tudo. Isso compromete a qualidade da entrega dos produtos ou serviço para os clientes.

Até aí, parece óbvio. Todo mundo sabe que o Jeff Bezos não faz as entregas dos produtos da Amazon. São muitos funcionários que fazem o trabalho. Mas como ele conseguiu transformar sua empresa, que começou com ele e a esposa, na gigante de hoje?

🚨 Ele implantou os processos e também treinou as pessoas.

Com o tempo livre, ele pôde se dedicar aos aspectos estratégicos da empresa. Não mais ao trabalho operacional. Como seria se você não precisasse trabalhar no seu negócio, mas sim para ele?

Vamos fazer um acordo: o processo e o treinamento não devem ser verbais, mas sim escritos.

É nesse ponto que quero chegar. Um empresário de uma pequena empresa tende a fazer a gestão das tarefas de forma verbal. Isso é o maior impeditivo do crescimento da empresa.

Quando os empresários param e dedicam tempo para escrever como deve ser feito o trabalho, é possível fazer com que esse trabalho seja feito por outra pessoa. Em vez de simplesmente instruir e esperar o melhor, o processo documentado assegura a qualidade do resultado.

O combinado não sai caro

O filme "Fome de Poder" conta a história do McDonald's. Ray Kroc é um vendedor que frequentemente comia nos restaurantes drive-thru da década de 50. Eram restaurantes que serviam hambúrgueres e batatas fritas e as pessoas comiam em seus carros.

Nas primeiras cenas, ele faz um pedido e aguarda no seu carro. Quando chega, imediatamente ele vai reclamar das batatas fritas que estão murchas.

Quando Ray Kroc descobre o restaurante de fast food, operado pelos irmãos McDonald's no sul da Califórnia, fica impressionado com a velocidade da cozinha e a qualidade da batata frita. Faz de tudo para assumir o controle do negócio, porque enxerga grande potencial.

O sucesso da empresa só aconteceu porque o McDonald's entregava um produto de boa qualidade, de forma rápida. O que o McDonald's nos serve vai além de fast food. Compramos a previsibilidade. Sabemos como estará a comida, independentemente da loja que consumimos.

Isso só é possível porque, desde o início, os irmãos eram obcecados pelo processo perfeito. Há uma cena que ilustra muito bem isso.

Quando Ray foi conhecer como eles conseguiam fazer uma batata tão boa em tão pouco tempo, presenciou uma sessão de estudo e treinamento do processo da cozinha. Essa cena é o Santo Graal da definição de processos.

Em uma quadra de tênis, os irmãos reuniram os funcionários e desenharam o layout da cozinha. Fizeram simulações do preparo das comidas e dos ajustes durante 6 horas. O layout foi apagado e redesenhado várias vezes. Até chegar a uma operação que funcionasse.

Mais importante do que definir como o trabalho seria feito. Os irmãos experimentaram alternativas junto com as pessoas que fariam as atividades. Tornando o processo mais relevante e divertido. Sempre que tiver oportunidades de fazer isso na sua empresa, faça.

👨🏾‍🤝‍👨🏼 As pessoas gostam muito de fazer parte das decisões.

Acredito que treinar os funcionários do restaurante foi muito mais fácil desse jeito. E agora os irmãos sabiam que podiam contar com as pessoas para ter previsibilidade na entrega da qualidade de seus produtos.

Mas o sucesso do McDonald's não foi apenas montar o processo. Foi também garantir que fosse aplicado em todos os novos restaurantes da franquia. Os irmãos McDonald's arrumaram a gaveta, mas Ray Kroc sabia que, para ter sucesso, ele deveria manter a gaveta arrumada.

Há uma cena em que Ray invade um campo de golfe com um hambúrguer na mão. Lá ele encontra outros franqueados cujos restaurantes não estão respeitando as normas da franqueadora. Ele questiona por que suas lojas estão vendendo milho e frango frito. Questiona por que a carne não está no ponto correto e por que o alface está murcho.

E se você se perguntar se não é exagero ter essa atitude na sua empresa, lembre-se. Essa atitude consolidou o McDonald's como marca referência.

O processo bem definido permite que os funcionários saibam o que fazer. Que o dono possa se dedicar a atividades estratégicas e que os clientes tenham garantias de qualidade na entrega.

E a gaveta, como está?

Posso dizer que hoje meus empreendimentos estão de 80% a 90% nos processos estabelecidos. Eu nunca consigo chegar a 100% porque sempre inovo em algum aspecto das organizações. E demora algum tempo até testar tudo e registrar de forma correta.

Sempre tento encontrar a ferramenta ideal para cada trabalho, de forma que se possa automatizar o máximo possível. Pois ultimamente minha atenção está nas inteligências artificiais.

Sam Altman, CEO da Open AI, empresa criadora do ChatGPT, disse que acredita na possibilidade de se ter empresas de 1 bilhão de dólares com uma só pessoa. Porque as IAs vão fazer todo o trabalho.

Então estudo diariamente os processos e ferramentas para tornar meus negócios mais automáticos e eficientes.

Enquanto isso, fui dar uma olhadinha. A gaveta da cozinha continua arrumada. Parece que o processo está funcionando.

Mas como disse, são cinco pessoas que mexem nessa gaveta, além de outras que vêm nos visitar.

🤔 Será que eu consigo treinar uma Inteligência Artificial para manter a gaveta arrumada?

Obrigado pela leitura!
Confira os destaques abaixo.
Forte Abraço,

Luciano Nigro